TÓM TẮT MỘT SỐ ĐIỂM theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP
Với mô hình nạp tiền tự động trên web và mức doanh thu dự kiến vượt 1 tỷ đồng/năm, việc kết hợp hệ thống và xuất hóa đơn của bạn cần tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử và thời điểm ghi nhận doanh thu theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP như sau:
1. Bắt buộc sử dụng loại hóa đơn nào?
Vì doanh thu tính thuế GTGT hằng năm của bạn từ 01 tỷ đồng trở lên, bạn bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Lưu ý về thời hạn: Đối với cơ sở mới ra kinh doanh, khi doanh thu tính thuế GTGT lũy kế đạt từ 01 tỷ đồng trở lên, bạn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của kỳ tính thuế đó.
2. Thời điểm xuất hóa đơn (Khi nạp tiền hay khi dùng dịch vụ?)
Việc xuất hóa đơn gắn liền với thời điểm xác định doanh thu. Đối với kinh doanh dịch vụ, thời điểm này được quy định cụ thể:
Nguyên tắc chung: Là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ cho người mua. Nghĩa là khi khách hàng nạp tiền và sử dụng dịch vụ trên web, bạn phải xuất hóa đơn cho phần dịch vụ đã hoàn thành.
Trường hợp trả trước: Nếu mô hình của bạn là khách hàng nạp tiền trả trước cho dịch vụ sử dụng trong nhiều năm, doanh thu để tính thu nhập chịu thuế sẽ được phân bổ cho số năm trả tiền trước hoặc xác định theo doanh thu trả tiền một lần.
3. Cách thức kết hợp hệ thống tự động và xuất hóa đơn
Để vận hành trơn tru mà không vi phạm luật, bạn có thể tham khảo hướng xử lý sau:
Tích hợp phần mềm: Bạn nên tích hợp (thông qua API) hệ thống quản lý bán hàng/nạp tiền trên web của mình với phần mềm xuất hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp (VNPT, Viettel, MISA...). Khi có giao dịch nạp tiền hoặc hoàn thành dịch vụ tự động, hệ thống sẽ tự động đẩy dữ liệu sang phần mềm hóa đơn để xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế: Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động tạo lập tờ khai thuế để hỗ trợ bạn khai thuế và tính thuế dựa trên chính dữ liệu hóa đơn này.
Trách nhiệm lưu trữ và giải trình: Bạn có trách nhiệm phải cung cấp phần mềm quản lý bán hàng, sổ kế toán, hóa đơn và các tài liệu liên quan nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Việc hệ thống web nạp tiền và hệ thống xuất hóa đơn khớp số liệu với nhau là bắt buộc để minh bạch dòng tiền.